O rateio é um controle financeiro que vai muito além de gerenciar entrada e saída de dinheiro. Significa ter uma gestão financeira eficiente que fornece análises e uma visão detalhada das despesas e receitas do seu negócio. Então vamos entender a seguir o que é o rateio, sua importância e como implementar esse método na sua empresa.

O que é rateio?

Para começar é importante entender o que significa rateio. Esse é um método para detalhar todas as receitas e despesas de uma empresa de modo que esses valores sejam divididos de forma equivalente. Sendo assim, o financeiro consegue mensurar de modo preciso como e onde o dinheiro é usado.

A importância do rateio para o financeiro

Conforme as empresas crescem surgem mais divisões, subdivisões e categorias nas despesas e receitas dentro do setor financeiro. A princípio pode parecer um trabalho a mais e sem um retorno perceptível, mas ter as finanças descritas e separadas de forma equivalente coloca uma visão mais realista e analítica sobre como sua administração é feita.

Um bom exemplo é notar quando os negócios precisam reduzir despesas. É necessário que você tenha dados detalhados para acompanhar onde o dinheiro está sendo aplicado, se o retorno é o esperado e, dessa forma, identificar o que realmente pode ser cortado e qual departamento tem uma despesa desnecessária. Assim é possível criar um plano e evitar uma decisão desesperada.

O rateio não define as ações corretas para cada situação, mas ele permite que você veja as coisas com clareza para tomar a melhor decisão em dado momento. E isso coloca os empreendedores e empreendedoras à frente no mercado.  Ter relatórios precisos é de grande ajuda para colocar os pés no chão e tomar caminhos com riscos programados.

Como fazer o Rateio de despesas e receitas?

Para utilizar o método de rateio no setor financeiro da sua empresa é necessário que tudo seja primeiramente registrado e organizado. Uma padronização dos registros e da rotina já deve ser feita para dar esse próximo passo. 

A partir do momento que você tem controle sobre cada movimentação financeira é possível ser mais detalhista com as despesas e receitas.  E então classificar qual é custo direto e indireto,  qual é porcentagem de cada produto/serviço…

Lembrando que custo é toda quantidade de dinheiro usada na produção ou prestação de serviço da sua empresa. Um custo pode ser direto se for diretamente ligado ao produto final, por exemplo um bolo consome x farinha que é equivalente a y reais.

Já o custo indireto, apesar de ser essencial para o produto final, seu valor é mais difícil de ser mensurado, por exemplo o aluguel de uma máquina ou a conta de luz. Certamente esses valores influenciam o custo do produto final, mas eles são colocados na conta de forma fracionada, ou seja uma porcentagem daquele custo vai ser adicionada ao custo total do produto. 

O ponto é que uma movimentação financeira pode ser lançada em mais de uma categoria e ter o seu valor dividido ou rateado em partes proporcionais ou por meio de critério de estimativa adotado pela empresa.

Na hora de registrar uma conta você deve colocar o valor total e quanto desse montante foi em decorrência de juros ou multa por atraso. Para registrar os lançamentos você pode usar diversas subdivisões para especificar essa quantia, por exemplo:

•Usar mais de uma categoria;
•Dividir centros de custo;
•Especificar juros, multas e descontos.

É importante lembrar que os encargos financeiros, juros e multas pagos pela empresa devem ser tratados como despesa e não como custo. Isso porque os encargos financeiros não são itens “operacionais”, já que não são decorrentes da atividade da empresa, dos ativos trabalhados ou utilizados em suas operações. São derivados do passivo, representando a remuneração do capital de terceiros. 

As categorias e formas de entender o que é cada coisa pode variar de acordo com a dimensão e qual o setor da sua empresa.  Mas antes existem algumas coisas básicas que funcionam para a maioria dos negócios, como classificar o que é  receita, custo e despesa operacional. Com essas informações, você tem a possibilidade de ir detalhando e pesquisando como especificar e subdividir essas categorias.

Dentre os sistemas de gestão financeira no mercado, o Nibo possui uma ferramenta bastante completa que possui uma funcionalidade específica para essa tarefa que se chama Rateio de despesas e receitas. Nela é possível ter controle sobre o que entra e sai do caixa e o que é com juros, multa e desconto, além de dividir o valor dos lançamentos em várias categorias e centros de custo.