É fato: administrar uma empresa envolve diversos desafios. Muitas vezes o empreendedor precisa ser o marqueteiro, administrador, vendedor e contador do próprio negócio.

Dentre inúmeras funções, a gestão financeira e contábil é uma das áreas mais importantes. Isso acontece porque a contabilidade oferece uma visão completa da saúde financeira da empresa, orientando decisões e garantindo que o negócio esteja em conformidade com a legislação. 

Apesar de sua extrema importância, muitos empreendedores negligenciam a contabilidade devido a um motivo simples: a falta de conhecimento sobre o assunto.

Por isso, neste artigo, vamos apresentar a contabilidade para iniciantes de forma simples e completa. 

Iremos explorar os conceitos essenciais de contabilidade, como eles impactam diretamente o seu negócio e quais são as informações e as ferramentas que podem simplificar essa jornada. 

A intenção com esse guia é fornecer todas as informações necessárias para que você possa tomar decisões contábeis estratégicas. Seja você um empreendedor de primeira viagem ou alguém em busca de soluções mais eficientes, este artigo é o ponto de partida ideal.

Boa leitura!

O que é contabilidade e por que ela é importante?

Poucas coisas presentes em nosso dia a dia hoje existiam também há 2.000 anos, mas a contabilidade é uma delas. Tão antiga quanto a própria civilização, a contabilidade surgiu da necessidade inata dos humanos de proteger seus preciosos bens - o que na época não tinha nada a ver com dinheiro. 

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Ela é uma ciência dedicada a organizar, controlar e registrar todo o patrimônio e as transações financeiras de uma empresa ou pessoa física, oferecendo uma visão clara e detalhada sobre uma situação econômica. 

Por meio de registros padronizados, como balanços patrimoniais e demonstrações de resultados, a contabilidade permite que os gestores acompanhem o desempenho financeiro e tomem decisões estratégicas fundamentadas. 

Assim, a contabilidade facilita o entendimento comum sobre a situação econômica de uma empresa, promovendo clareza e confiança nas relações financeiras e comerciais.

Uma contabilidade bem organizada é essencial para garantir que a empresa cumpra suas obrigações fiscais, tenha controle sobre as finanças e esteja preparada para crescer.

Para pequenos e médios empreendedores, a contabilidade é crucial para manter o negócio saudável e sustentável. Controlar receitas, despesas, lucros e prejuízos não apenas ajuda na tomada de decisões, mas também facilita o acesso a crédito, investimentos e parcerias estratégicas, sendo a virada da chave para o sucesso do empreendimento.

Fundamentos e princípios da contabilidade para iniciantes

Para tornar a contabilidade mais acessível, é essencial conhecer os princípios que guiam essa prática. Eles estabelecem um padrão que garante que as informações financeiras sejam precisas e confiáveis, proporcionando clareza tanto para o empreendedor quanto para terceiros, como os órgãos fiscais, por exemplo. Os principais são:

• Entidade: A contabilidade trata a empresa como uma entidade independente das finanças pessoais dos proprietários.
• Continuidade: Supõe-se que a empresa continuará operando no futuro, o que influencia como ativos e passivos são registrados.
• Prudência: Visa a precaução no reconhecimento de receitas e despesas, evitando superestimar lucros.
• Competência: Estabelece que receitas e despesas devem ser reconhecidas no período em que ocorrem, e não necessariamente quando há movimentação de caixa.

Esses princípios são a base da contabilidade moderna e asseguram que os relatórios sejam consistentes e alinhados aos padrões legais.

A estrutura do patrimônio: ativo, passivo e patrimônio líquido

Para empreendedores, entender o que compõe o patrimônio da empresa é um passo fundamental para manter uma visão clara sobre a saúde financeira. O patrimônio é composto por três elementos principais, são eles:

• Ativos: Recursos que a empresa possui ou controla, como dinheiro em caixa, estoque e equipamentos. Esses elementos são classificados como ativos circulantes (usados ou convertidos em dinheiro em até um ano) e não circulantes (bens de longa duração).
• Passivos: Obrigações financeiras que a empresa tem com terceiros, como fornecedores e empréstimos. Assim como os ativos, os passivos também são classificados em circulantes e não circulantes.
• Patrimônio Líquido: Representa o valor residual dos ativos após a dedução dos passivos, refletindo o valor da empresa para seus proprietários.

Compreender essa estrutura é vital para avaliar a saúde financeira do seu negócio e tomar decisões fundamentadas.

Demonstrações Financeiras: O raio-x da empresa

Para quem está começando na contabilidade, entender os tipos de relatórios contábeis é um passo necessário para uma gestão financeira eficiente. 

Embora pareça muito complexo, esses relatórios são ferramentas poderosas que oferecem uma visão detalhada da saúde financeira do negócio e ajudam na tomada de decisões estratégicas.

Agora, focaremos nos relatórios contábeis, explicando o que são, como funcionam na prática e por que são essenciais para qualquer empresa. 

• Balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um dos relatórios mais importantes na contabilidade, pois fornece uma visão completa da situação financeira de uma empresa em um momento específico. Esse relatório é dividido em três seções principais, que já falamos anteriormente:

• Ativos: Representam os bens e direitos que a empresa possui, como dinheiro em caixa, contas a receber, estoques e imóveis. Os ativos são classificados em circulantes (de fácil conversão em dinheiro) e não circulantes (de longo prazo).
• Passivos: São as obrigações e dívidas da empresa, como contas a pagar, empréstimos e fornecedores. Assim como os ativos, os passivos também são classificados em circulantes (obrigações de curto prazo) e não circulantes (de longo prazo).
• Patrimônio Líquido: É o valor que sobra após a dedução dos passivos do total de ativos. Representa o capital próprio dos sócios ou proprietários da empresa.

Na prática: o balanço patrimonial ajuda a avaliar a saúde financeira do negócio, mostrando se ele possui mais bens ou dívidas. É uma ferramenta útil se sua empresa possuir investidores, pois demonstra a capacidade da empresa de cumprir com suas obrigações financeiras.

• Demonstração do resultado do exercício (DRE)

A demonstração do resultado do exercício (DRE) é o relatório que mostra o desempenho financeiro da empresa em um determinado período, geralmente mensal, trimestral ou anual. Esse relatório apresenta as receitas, custos e despesas, resultando no lucro ou prejuízo do negócio ao final do período.

A DRE é dividida em:

• Receita bruta: Valor total das vendas realizadas pela empresa.
• Deduções e impostos: Incluem descontos e impostos sobre vendas.
• Receita líquida: O valor final das vendas após as deduções.
• Custo das mercadorias vendidas (CMV): Custos diretamente relacionados à produção ou aquisição dos produtos vendidos.
• Despesas operacionais: São as despesas administrativas, comerciais e financeiras do negócio.
• Lucro ou prejuízo: O resultado final após a subtração de todos os custos e despesas da receita líquida.

Na prática: a DRE é fundamental para avaliar a lucratividade do negócio. Ela permite que o empreendedor identifique áreas de gasto excessivo e oportunidades para aumentar a margem de lucro, ajustando estratégias para melhorar o desempenho financeiro.

• Demonstração do fluxo de caixa

A demonstração do fluxo de caixa é um relatório que detalha todas as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa ao longo de um período. Esse relatório é dividido em três atividades:

• Operacionais: Incluem o caixa gerado pelas operações principais da empresa, como vendas e pagamentos de fornecedores.
• Investimentos: Abrange compra ou venda de ativos fixos, como equipamentos ou imóveis.
• Financiamentos: Refere-se às entradas e saídas relacionadas ao capital da empresa, como empréstimos e distribuição de lucros.

Na prática: a demonstração do fluxo de caixa ajuda a empresa a entender como o dinheiro circula e se está disponível para cumprir as obrigações diárias. Esse relatório é essencial para manter o controle do caixa e planejar investimentos futuros com segurança.

• Demonstração de mutações do patrimônio líquido (DMPL)

A demonstração de mutações do patrimônio líquido (DMPL) é um relatório que acompanha as mudanças no patrimônio líquido de uma empresa ao longo do tempo. Ele registra alterações resultantes de lucro ou prejuízo, aumento de capital, distribuição de dividendos e outros eventos que afetam o patrimônio dos sócios.

Na prática: Muito usado em startups, a DMPL permite que os investidores e gestores acompanhem como o capital próprio da empresa está sendo gerido e o impacto das operações no patrimônio dos proprietários. Esse relatório também é útil para ajustar estratégias de distribuição de lucros e investimentos em melhorias na empresa.

• Demonstração do valor adicionado (DVA)

A demonstração do valor adicionado (DVA) é um relatório que mostra a geração de riqueza de uma empresa e como essa riqueza é distribuída entre os colaboradores, acionistas, governo e a própria empresa. Esse relatório inclui:

• Receitas: Total de receitas geradas pela empresa.
• Custos: Custos diretos de produção ou aquisição de bens e serviços.
• Valor Adicionado: O valor final gerado pela empresa após a dedução dos custos.

Na prática: a DVA é utilizada principalmente por empresas de capital aberto, pois demonstra o valor social da empresa e como ela contribui para a economia. Esse relatório é uma ferramenta para entender o impacto social do negócio e garantir transparência para os stakeholders.

• Notas Explicativas

As notas explicativas complementam os relatórios financeiros e fornecem detalhes adicionais sobre os números apresentados. Elas incluem informações sobre políticas contábeis, detalhes de transações e quaisquer outras informações relevantes que possam ajudar na compreensão das demonstrações financeiras.

Na prática: as notas explicativas aumentam a transparência dos relatórios contábeis, ajudando investidores, analistas e gestores a entenderem melhor os dados financeiros e as decisões da empresa.

Dica do Nibo:  É importante ressaltar que, sendo iniciante, talvez você não use todos os modelos de relatórios, contudo, é importante conhecê-los e saber como eles funcionam.

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Qual a importância dos relatórios contábeis? 

Para quem está começando, familiarizar-se com os relatórios contábeis pode parecer desafiador, mas esses documentos são indispensáveis para a saúde financeira de qualquer negócio. 

São eles que vão mostrar, de forma clara, como está a situação econômica da empresa, além disso, ajudam a identificar pontos de melhoria e oportunidades de crescimento. 

Dica do Nibo: Para simplificar a gestão desses relatórios, o Nibo Gestão Financeira é uma ferramenta ideal para iniciantes. 

Intuitivo e fácil de usar, o Nibo organiza automaticamente os dados financeiros e facilita a elaboração desses relatórios, sem que seja necessário ter conhecimento técnico avançado. Na plataforma, você também acompanha as finanças em tempo real e gera relatórios claros e confiáveis com apenas alguns cliques, promovendo uma gestão financeira estratégica e descomplicada desde o início. 

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O método das partidas dobradas e o mecanismo de débito e crédito

O método das partidas dobradas é um dos conceitos mais importantes na contabilidade para iniciantes. 

De forma simplificada, funciona assim: para cada transação financeira registrada, é necessário um débito e um crédito de igual valor. Esse método assegura que o Balanço Patrimonial sempre se mantenha equilibrado, oferecendo uma visão precisa das finanças.

No lançamento de uma transação, entende-se que:

• Débito representa um aumento em ativos e despesas.
• Crédito representa um aumento em passivos, patrimônio líquido e receitas.

Para o empreendedor, esse conhecimento permite que ele compreenda como cada transação afeta as contas da empresa e identifique rapidamente possíveis erros.

Benefícios da contabilidade para iniciantes

Para quem está começando, a contabilidade pode parecer complexa, o famoso bicho de setes cabeças, mas focar nesse departamento pode trazer grandes benefícios para o seu negócio, os principais são:

• Tomada de decisões estratégicas: Com informações financeiras claras e organizadas, é mais fácil tomar decisões estratégicas, como investimentos, corte de despesas e expansão de operações.
• Melhor controle do fluxo de caixa: A contabilidade permite acompanhar de perto o fluxo de caixa, garantindo que a empresa tenha dinheiro disponível para cobrir despesas e aproveitar oportunidades.
• Cumprimento das obrigações fiscais: Com a contabilidade em dia, a empresa evita multas e sanções fiscais, além de simplificar o processo de prestação de contas com o governo.
• Acesso facilitado a crédito: Empresas com uma contabilidade organizada têm mais chances de obter crédito com taxas melhores, pois demonstram confiança e transparência para os credores.

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Como começar na contabilidade sendo iniciante?

O primeiro passo é simples, mas essencial: buscar informações — e você já deu início a essa jornada! 

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Comece explorando conteúdos sobre os principais termos e conceitos de contabilidade e gestão financeira, familiarizando-se com o básico. 

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Em seguida, para aprofundar seu conhecimento, recomendamos um curso de Gestão Financeira para iniciantes. Há várias opções no mercado, mas o Curso de Gestão Financeira na Prática do Nibo é o ideal para quem deseja aprender de forma direcionada e simples.

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Dica do Nibo: Mesmo na contabilidade para iniciantes, alguns passos iniciais podem ser simplificados com o uso de softwares como o Nibo Gestão Financeira.

Vantagens da tecnologia na contabilidade para iniciantes

A contabilidade para iniciantes oferece uma abordagem acessível e prática para pequenos e médios empreendedores que buscam entender e gerenciar as finanças do seu negócio. 

Embora o foco esteja na simplicidade, a tecnologia tem um papel essencial na otimização desse processo, tornando a contabilidade mais eficiente e alinhada às demandas do mercado atual. 

Com o apoio de ferramentas tecnológicas, até mesmo quem está começando pode organizar a contabilidade de forma eficaz e profissional.

 Veja as principais vantagens de usar a tecnologia na contabilidade do seu negócio:

• Redução de erros e conformidade fiscal: Ao adotar sistemas e ferramentas de Gestão Financeira, sua operação será automatizada, erros de lançamento serão minimizados, cálculos incorretos e registros incompletos também. Além disso, nosso sistema mantém as informações sempre atualizadas e em conformidade com as normas fiscais, evitando multas e problemas com o fisco.
• Tomada de decisões baseada em dados: Com relatórios financeiros organizados e de fácil acesso, você pode avaliar melhor a situação da empresa, fazer planejamentos estratégicos e identificar novas oportunidades de crescimento. 
• Economia de tempo e recursos: A automatização dos processos contábeis, como emissão de notas, controle de fluxo de caixa e conciliação bancária, libera tempo que o você pode dedicar ao desenvolvimento do negócio. Essa economia de recursos também permite um investimento maior em áreas estratégicas, como marketing e inovação, sem perder o controle das finanças.
• Visão clara da saúde financeira: A contabilidade oferece uma visão transparente da situação financeira da empresa, ajudando o gestor a entender o que está funcionando e o que precisa ser ajustado. Com relatórios de fácil interpretação, é possível acompanhar as receitas, despesas, lucros e a evolução financeira do negócio.
• Acesso facilitado a crédito e investimentos: Empresas com uma contabilidade bem estruturada e organizada têm mais facilidade para obter crédito e atrair investidores. Ter relatórios e balanços bem documentados e confiáveis aumenta a credibilidade do negócio e melhora as condições de negociação de financiamentos.

Dica do Nibo: Ferramentas como o Nibo Gestão Financeira auxiliam pequenos empreendedores a gerenciar as finanças de forma mais organizada, sem a necessidade de dominar todos os aspectos técnicos da contabilidade.

Conclusão:

Neste artigo, vimos como a contabilidade é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa, proporcionando uma visão detalhada e organizada da saúde financeira. Também vimos que com o avanço da tecnologia, a contabilidade ficou mais acessível e prática, especialmente para quem está começando. 

Ferramentas como o Nibo Gestão Financeira facilitam o controle e a geração de relatórios contábeis, automatizando processos e permitindo que até iniciantes realizem uma gestão eficiente e profissional.

Para os empreendedores, dominar os conceitos básicos e contar com o suporte de tecnologia como o Nibo não só facilita a organização financeira, como também melhora a tomada de decisões estratégicas, ajudando a empresa a crescer com segurança. 

Esperamos que esse guia de contabilidade para iniciantes ofereça o ponto de partida para que você assuma o controle das finanças do seu negócio. Boa sorte!

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