É motivo de assunto entre os contadores: o Brasil é um país de muita burocracia e grande complexidade de processos administrativos.

Essa realidade muitas vezes leva empresas e indivíduos a adiarem ou desistirem de resolver questões importantes devido à dificuldade e ao tempo investido em compreendê-las.

No entanto, há avanços sendo feitos, ainda que de forma gradual, para transformar esse cenário. Um exemplo significativo é o SPED Fiscal – o Sistema Público de Escrituração Digital.

Para saber mais sobre o SPED Fiscal e como ele funciona, continue a leitura!

O que é o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal integra o programa de aceleração do crescimento (PAC) do Governo Federal, iniciado entre 2007 e 2010, e faz parte de uma iniciativa mais ampla chamada Projeto SPED.

Seu objetivo é informatizar a relação entre o Fisco e os contribuintes, trazendo mais agilidade, redução de custos, melhoria na fiscalização e maior transparência na troca de informações.

Na prática, o SPED Fiscal é uma obrigação acessória que requer o envio mensal de um arquivo digital contendo todos os registros de operações e cadastros que impactam a apuração do ICMS e do IPI.

Logo, esse arquivo deve ser gerado pelas empresas contribuintes, validado através do Programa Validador e Assinador (PVA) e transmitido à Receita Federal com uma assinatura digital (e-CNPJ).

Como ele funciona?

A responsabilidade pela elaboração do arquivo é da empresa contribuinte, que deve:

1. Extrair os dados de seu sistema de gestão ou ERP.
2. Submeter as informações ao PVA, fornecido pelo SPED no site da Receita Federal.
3. Assinar digitalmente o arquivo utilizando um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada.
4. Transmitir o arquivo para o ambiente SPED da Receita Federal.

A estrutura que compõe o SPED Fiscal permite que as empresas e o Fisco tenham uma relação mais eficiente, mas também exige cuidado e atenção aos detalhes para evitar inconsistências que possam gerar multas e penalidades.

Como enviar o SPED Fiscal?

Embora envolva o uso de tecnologia, o processo que envolve o SPED Fiscal não é complicado: para realizá-lo, o primeiro passo é organizar todos os documentos necessários, como notas fiscais, cadastros de produtos e serviços, informações de estoque e apurações fiscais.

Depois, é essencial utilizar um software de gestão que gere o arquivo no formato exigido (.txt), preenchendo todas as informações fiscais corretamente.

Após gerar o arquivo, ele deve ser validado no PVA, que verifica possíveis erros ou inconsistências.

Resolvidos os problemas, o arquivo precisa ser assinado digitalmente com um certificado digital válido (e-CNPJ ou e-CPF) antes de ser enviado ao sistema da Receita ou ao sistema estadual correspondente.

É importante armazenar tanto os arquivos quanto os recibos de envio por pelo menos cinco anos, como determina a legislação.

Por fim, atenção aos prazos de envio é fundamental para evitar multas e penalidades. O cumprimento correto e pontual do SPED Fiscal garante a conformidade tributária da empresa.

Principais desafios na entrega do SPED Fiscal

Embora o SPED Fiscal traga benefícios, como a digitalização e organização das obrigações fiscais, ele também apresenta desafios para contadores. Veja abaixo os problemas mais comuns e como evitá-los:

• Ausência de notas fiscais emitidas contra o CNPJ: é comum que contadores recebam apenas as notas fiscais relacionadas às vendas realizadas pelos clientes, enquanto as notas de compras – aquelas emitidas por fornecedores – muitas vezes são esquecidas ou entregues fora do prazo. A não inclusão dessas notas no arquivo do SPED pode causar erros na apuração de impostos e inconsistências nos registros.

Como resolver? Garanta que as notas emitidas pelos fornecedores sejam recebidas no prazo certo e em formato digital (.xml). Além disso, utilize sistemas para armazenar esses arquivos de forma segura, respeitando o prazo legal de guarda de cinco anos fiscais.

• Erros nas notas fiscais (CFOP, CST e impostos por produto): erros na emissão de notas fiscais – como codificações incorretas ou parametrização errada nos sistemas de ERP – comprometem a qualidade das informações enviadas ao Fisco. Esses erros podem aumentar a pontuação negativa no sistema de auditoria da Receita e resultar em multas.

Como resolver? Implemente sistemas de pré-auditoria que identifiquem e corrijam inconsistências nas notas fiscais antes do envio e oriente os clientes sobre as boas práticas na emissão de notas fiscais. Assim, garantindo que os responsáveis pela tarefa estejam capacitados.

• Cadastro de terceiros desatualizado e transações com empresas inaptas: os dados de fornecedores e clientes precisam estar atualizados no SPED Fiscal. Informar endereços ou dados desatualizados gera penalidades, assim como realizar transações com empresas declaradas inaptas pela Receita Federal.

Como resolver? Utilize sistemas que automatizem a verificação constante dos cadastros de terceiros, garantindo que informações como endereços e status no CNPJ estejam sempre atualizadas. Verifique, também, a situação fiscal das empresas com as quais seus clientes negociam.

Por que o SPED Fiscal é relevante?

Para os contadores que desejam estar alinhados às demandas do mercado e à legislação vigente, o SPED Fiscal é um tema imprescindível.

Sua implementação exige um bom planejamento e o uso de tecnologias adequadas, mas os benefícios superam os desafios, permitindo mais organização, eficiência e redução de riscos fiscais.