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O Brasil é até hoje conhecido como o país da burocracia e do excesso de papéis. O processo empregado pelos contadores até pouco tempo atrás sempre foi considerado extremamente cansativo e desgastante, além de não ser nada prático. O SPED Contábil foi então criado como uma das ações que visam dinamizar e automatizar o trabalho do setor contábil. Assim como as demais áreas do mercado, a contabilidade começa aos poucos a se adaptar às facilidades do meio digital.
SPED significa Sistema Público de Escrituração Digital e faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Ele cria a obrigação da transmissão de dados (que antes eram enviados em papel) em formato digital para a Receita Federal. O SPED Contábil é um dos braços do SPED.
O SPED Contábil foi instituído pelo Decreto nº 6.022/2007 (posteriormente revogado e substituído pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013). Hoje, ele é dos termos mais utilizados no segmento de contabilidade do país. O SPED Contábil visa ser uma solução tecnológica, padronizando os arquivos digitais (das escriturações fiscal e contábil) dos sistemas empresariais dentro de um formato digital específico.
Assim como o SPED Fiscal, ele se constitui na informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes. A ideia é fazer com que a informatização traga mais agilidade para essa relação, proporcionando mais economia de tempo e de gastos, melhor controle da fiscalização e mais legitimidade e qualidade entre as informações trocadas.
De maneira geral, as empresas devem registrar por meio do SPED Contábil todas as transições pertinentes à sua vida contábil. Os dados devem ter identificação de data, partes envolvidas (CPF ou CNPJ), documentos de registro e classificação contábil. Tudo deve ser transmitido em arquivos eletrônicos para a Receita Federal. Assim, ela terá à disposição um banco de dados gigantesco capaz de cruzar informações às quais não teria acesso em anos anteriores.
Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente e utilizar o certificado de segurança mínima tipo A3. Nesta certificação, o par de chaves é gerado e armazenado em um cartão inteligente ou em um token criptográfico inviolável.
Ele é feito a partir do sistema contábil usado pelo escritório. Dessa forma, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado na Instrução Normativa RFB nº 787/07. Esse arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido pelo SPED.
É preciso se lembrar de que o validador é atualizado todo ano. Ou seja, não adianta usar o mesmo validador que você usou no ano passado. É preciso utilizar o validador do ano recorrente. O validador do SPED Contábil pode ser encontrado aqui.
Desde 2016, a entrega do SPED Contábil deve ser feita até o último dia útil do do mês de maio no ano-calendário subsequente ao da escrituração. Esse prazo não pode ser postegado e a não-entrega acarretará em multa.
Ou seja, em 2017, o SPED Contábil deve ser entregue até às 23h59min59s (horário de Brasília)do dia 31 de maio.
O SPED Contábil é obrigatório para todas as empresas de lucro presumido, real, imunes e isentas. Empresas tributadas pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas não precisam entregá-lo.
O SPED Contábil é responsável por consolidar os livros contábeis de uma empresa, fazendo, dessa forma, o fechamento contábil da mesma. Se uma informação não estiver certa, o SPED então não é validado e nem aceito pela Receita Federal. Apresentar os dados corretamente no SPED é essencial para não ter problemas sérios que podem inclusive acarretar na falência da empresa.
O SPED também pode ser visto como uma forma de se aproximar ainda mais de seus clientes. Afinal, por meio da escrituração contábil em meio digital, é possível provar aos empresários que eles precisam mudar, e mudar o quanto antes. O papel do empresário contábil pode ser fundamental na hora de tomar decisões que impactem no crescimento de uma empresa.
Por isso, lembre-se. Todos os dados presentes no SPED Contábil devem estar de acordo com os livros contábeis da empresa. Quando isso não acontece, o cliente não consegue ter acesso a informações concretas sobre a contabilidade ou o fechamento do ano da empresa dele.
Para que o SPED feche certo ao final do ano, sem erros, é preciso que todos os meses anteriores estejam corretos. Mesmo que a entrega da escrituração contábil digital seja feita apenas uma vez por ano, é imprescindível que todos os registros sejam atualizados mensalmente. Assim, quando a data de entrega se aproximar, tudo já estará feito e o empresário contábil não terá o trabalho de conferir tudo de novo.
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