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Uma das questões mais relevantes em relação à gestão financeira de uma empresa diz respeito ao controle do fluxo de caixa. Nem sempre o saldo do seu caixa retrata com fidelidade a real situação financeira da empresa. Muitas vezes, um saldo positivo pode passar a ideia errada de que as finanças vão bem, quando, na verdade, não vão. É que dinheiro no caixa não necessariamente significa contas em dia.
Para se ter real noção de como anda a saúde financeira de uma empresa, é muito importante que se tenha total controle do fluxo de caixa, ou seja, que se esteja a par de tudo o que a empresa deve e tudo o que ela tem a receber.
Esse controle pode ser feito de várias maneiras, mas, hoje, vamos falar de como o registro pelo regime de competência pode ajudar nesse sentido. A ideia é usar as informações extraídas do registro por competência de maneira complementar as do regime de caixa, comumente usado pelas empresas.
Mas por que não se usam os 2 regimes normalmente?
Basicamente porque a lógica dos registros pelo regime de competência pode parecer bem complexa para aqueles que não dominam os conceitos de contabilidade. E por ser mais complexo, além de menos intuitivo, o registro pelo regime de competência acaba sendo preterido pela maioria dos gestores. Mas como esse registro é uma exigência legal, os empresários costumam atribuir sua responsabilidade aos seus contadores, e sequer tomam conhecimento de quanto ele seria benéfico para o controle do fluxo de caixa da empresa.
Mas para que isso faça mais sentido, vamos começar com uma breve explicação sobre ambos regimes, o de competência e o de caixa.
Nesse regime, o registro dos fatos acontece quando um negócio for fechado, independente do pagamento ter sido ou não efetuado. Em outras palavras, ele acontece no momento do fato gerador.
De acordo com o vocabulário contábil, o fato gerador acontece no momento em que uma nota fiscal é emitida, independentemente de ter sido uma compra, uma venda, uma prestação de serviço, ou de quando se vai pagar ou receber.
Por exemplo, imagine que você venda 10 cadeiras à vista, com pagamento para 30 dias. O registro por competência será feito no momento da emissão da nota de venda, desconsiderando a data da entrada do pagamento.
A vantagem de se adotar esse regime paralelamente ao regime de caixa é de poder analisar as movimentações financeiras de acordo com o período em que elas deveriam ser concretizadas, comparando-as com o período em que existe, de fato, a entrada ou saída de dinheiro.
O registro feito pelo regime de caixa leva em consideração a entrada (ou saída) de dinheiro, independente da época em que deveria acontecer tal registro.
Manter esses dois tipos de registros, ao mesmo tempo, ajuda a se ter uma visão mais ampla e clara do fluxo de caixa da empresa.
Suponhamos que você seja um software de gestão financeira e venda uma assinatura anual de serviços no valor de 6.000 reais, com serviços prestados mensalmente e pagamento à vista.
Como o registro por competência não leva em consideração a data da entrada do dinheiro, e sim o momento em que o serviço é prestado, ou seja, mensalmente, o registro acima foi feito por mês e com valores correspondentes à fração mensal do valor total do contrato.
Manter esse registro é importante para se fazer uma análise das movimentações financeiras da empresa de acordo com o período em que elas deveriam acontecer, independentemente de data de pagamento acordada.
Pela análise do regime de competência também se pode saber se a estrutura financeira da sua empresa está de acordo com seu modelo de negócio, sem se deixar levar pelas flutuações que o regime de caixa pode apresentar.
Aqui, o registro total dos 6.000 reais é realizado no momento em que ele entra no caixa da empresa e não no momento em que o serviço é prestado (mensalmente).
Manter esse registro é importante para analisar as movimentações financeiras da sua empresa, com base nas entradas ou saídas efetivas de dinheiro, independentemente do serviço ter sido prestado ou não no período em que deveria.
Esse registro também é útil para se ter uma visão do dinheiro que a empresa possui em caixa. Em outras palavras, para que se possa gerenciar a capacidade da empresa em honrar com seus compromissos financeiros.
Porque fazer o registro pelo regime de caixa, somente, não te permite aferir o verdadeiro resultado operacional da empresa. Pense no exemplo acima. Se os registros fossem feitos unicamente pelo regime de caixa, a empresa poderia ficar no negativo do mês 2 ao 12, já que todo o registro de entrada de dinheiro seria no mês 1. Sem o registro por competência para fazer a comparação, esse mês apresentaria um lucro extraordinário de 6.000 reais e poderia dar uma falsa impressão de que essa entrada de dinheiro permaneceria nos meses subsequentes. Ou seja, sem as informações complementares fornecidas pelo registro por competência, seria mais difícil para os gestores administrarem os meses seguintes com mais eficiência e sem contrair dívidas. Pode parecer besteira, mas a falta de informações precisas para se fazer uma projeção correta do fluxo de caixa leva diversas empresas a fecharem as portas, com muita frequência.
Por outro lado, o registro pelo regime de competência, sozinho, também pode camuflar fatos relevantes que deveriam ser conhecidos. Isso porque esse tipo de registro não se preocupa com o que está de fato acontecendo no caixa da empresa.
Pensando no exemplo acima, a falsa entrada de 500 reais mensais poderia levar os gestores a contraírem dívidas que não teriam como ser honradas, já que os 500 reais, na prática, já entraram no caixa do mês 1, acumulando o total de 6.000 reais.
Daí a importância de se manter os 2 registros simultaneamente. Só assim se pode ter um panorama real da situação do financeira da empresa e, consequentemente, fazer uma gestão eficiente, com projeções de fluxo de caixa reais e sem informações que possam levar a uma tomada de decisões que coloque a saúde financeira da empresa em risco.
