O Certificado Digital é um considerado um arquivo eletrônico com validade jurídica, que garante proteção às transações eletrônicas. Com isso, você sabe como obter um? E em quais meios ele é utilizado?

Durante muitos anos, as pessoas físicas e jurídicas tiveram necessidade de usar selos e carimbos, além de outras formas de comprovação da autenticidade de documentos, de contratos e de responsabilidades com as informações declaradas.

A fim de cumprir essa demanda, o certificado digital veio para desburocratizar essa necessidade, permitindo que as informações possam ser entregues como maior agilidade e segurança aos órgãos competentes.

O certificado digital tornou-se obrigatório desde 2010 para empresas optantes pelos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real e, segundo os dados da ANDC – Associação Nacional de Certificação Digital, e por isso, o número de certificados emitidos em 2015 chegou a 3,2 milhões, representando um aumento de 28% com relação ao ano anterior.

Facilidades do certificado digital

Com a emissão do certificado digital, as empresas garantem a integridade e autenticidade das informações prestadas aos órgãos do Poder Público, evitando que os dados possam ser alterados ou interceptados quando da remessa para os órgãos competentes, uma vez que o autor da mensagem ou dos arquivos é identificado através de sua assinatura digital.

O número de certificados digitais, atualmente, ultrapassou a casa dos 10 milhões. Muito embora seja um número bastante expressivo, a quantidade ainda é menor do que o número de empresas em atividade que, no final de 2017, era em torno de 18 milhões.

Além das empresas já cadastradas, portanto, existe um grande número de pessoas físicas e jurídicas que ainda não faz uso do certificado digital, situação que deve mudar até 2019.

O certificado digital, além de reduzir a necessidade de cartórios e de juntas comerciais, permite desburocratizar os processos, e isso oferece maior segurança em todas as transações comerciais, ainda proporciona a vantagem de atender o uso sustentável de materiais, uma vez que sua utilização elimina o uso de papéis e impressões.

Com o certificado digital, o empreendedor e as pessoas físicas reduzem o espaço de armazenamento de documentos e os custos de mão de uma, já que não é necessário manter os documentos em formato físico.

Assim, por exemplo, desde sua implantação, em 2006, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), reduziu em pelo menos 50 milhões as folhas que eram impressas.

O que é o certificado digital

Como o próprio nome indica, o certificado digital é um meio eletrônico que permite a uma empresa ou pessoa física comprovar quem seja e que os arquivos remetidos são confiáveis, utilizando sua assinatura digital.

Em decorrência do aumento de transações comerciais e bancárias através da internet, constatou-se a necessidade de implementação de um sistema que pudesse assegurar todas as informações, principalmente em função das ameaçadas cada vez mais frequentes, impondo riscos à veracidade das informações.

Quando nos referimos ao certificado digital, portanto, estamos nos referindo a uma forma de comunicação verossímil e confiável, assegurando que os dados contidos nos arquivos foram gerados por uma determinada empresa ou por uma pessoa física e que, portanto, corresponde à realidade dos fatos apresentados.

Os arquivos transmitidos com certificados digitais apresentam uma série de informações, como, por exemplo:

• Assinatura digital da empresa ou pessoa física, comprovando que o arquivo contém todas as informações reais;
• Período de validade da certificação digital;
• Link para que o usuário possa estender o prazo de duração do seu certificado digital;
• Chave pública e privada;
• Informações sobre a empresa ou pessoa física, com CNPJ ou CPF, nome, e-mail, identificação do responsável, etc.

Como funciona o certificado digital

O certificado digital é, de forma geral, um pen drive que pode ser usado em qualquer dispositivo, oferecendo maior facilidade de acesso às informações, eliminando riscos causados pela internet, uma vez que não é possível fazer cópias do arquivo ou manter as informações em diversos locais ao mesmo tempo.

O certificado digital é exigido principalmente em transações comerciais e financeiras, sendo utilizado por bancos, por empresas comerciais e industriais, por instituições de crédito e pelo sistema governamental implantado recentemente.

Hoje, inclusive os servidores online disponibilizam ferramentas para criação e leitura do certificado digital, destacando o fato de que, para emitir uma nota fiscal eletrônica, mesmo os microempreendedores individuais devem possuir o equipamento.

Os documentos legais que exigem o certificado digital, entre outros, são os seguintes:

• NF-e: a nota fiscal eletrônica e os modelos 1 e 1A são utilizados em transações de compra e venda e de prestação de serviços. Essas notas possuem relação com a cobrança de ICMS, fornecendo informações sobre todas as operações financeiras realizadas pelas empresas;
• NFC-e: a NFC-e foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal de consumidor, devendo ser emitida nas transações de venda de produtos. O certificado digital é usado para confirmar a autenticidade da operação;
• NFS-e: a NFS-e é utilizada para substituir a declaração de serviço, sendo exigida como nota fiscal de serviços eletrônica para a cobrança de ISS, o Imposto sobre Serviços;
• CT-e: o conhecimento de transporte eletrônico mostrou-se a melhor solução para substituir uma série de documentos antes exigidos para o transporte de cargas, fazendo com que o processo de autorização e de conferência se tornasse mais seguro e mais rápido.

Tipos de certificado digital

O certificado digital é apresentado em três versões:

• A1, que tem validade de 12 meses, podendo ser armazenado diretamente no computador do usuário, sendo indicado para empresas que precisam emitir maior volume de notas fiscais eletrônicas;
• A2, utilizado exclusivamente para assinatura digital;
• A3, que possui validade entre 2 a 3 anos, podendo ser armazenado em dispositivos móveis, gerando códigos aleatórios, como tokens ou cartões com chip, sendo indicado para empresas que não têm tanta necessidade de sua utilização.

O certificado digital vem se tornando uma exigência para todas as empresas e pessoas físicas que têm necessidade de se comunicar com os órgãos de fiscalização e com instituições bancárias ou verificadoras de crédito. Hoje, não é mais possível emitir uma nota fiscal eletrônica sem o uso do certificado.

Como adquirir um certificado digital

O certificado digital deve ser adquirido junto a uma empresa autorizada, podendo seu custo variar em razão do tipo de certificação e da necessidade do empresário ou profissional pessoa física.

Uma das formas mais comuns de conseguir o equipamento é solicitando sua emissão através da Secretaria da Fazenda do Estado de localização da empresa e, dependendo de cada Estado, ele pode ser recebido diretamente pela internet.