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Com o excesso de normas e procedimentos burocráticos a serem observados para a realização da boa gestão de uma empresa, é comum que os empreendedores dediquem muito tempo a essas atividades fiquem impossibilitados de realizar ações específicas para a atração de novos clientes e para o crescimento dos negócios.
Uma estratégia inteligente para reduzir esse problema, portanto, é adotar algumas medidas voltadas para a otimização dos processos contábeis. Pensar nessas medidas pode parecer complexo, mas com o setor contábil organizado, dia a dia ficará mais fácil, seus profissionais ficarão muito mais satisfeitos e, com isso, sua produtividade aumentará, assim como o seu lucro também aumentará.
Além de todos esses benefícios, o rabalho de otimização é essencial para evitar problemas relacionados às multas trabalhistas e tributárias, que podem gerar prejuízos incalculáveis à sua empresa. Para que você comece a pensar no assunto, separamos algumas dicas simples e eficazes.
Continue a leitura deste artigo e saiba como otimizar seus processos!
Parece óbvio, mas este o primeiro passo para começar a otimizar os processos contábeis! Mesmo que hoje os empresários contábeis estejam caminhando para uma rotina sem papel – ou com o mínimo possível –, há um histórico de documentação que foi se acumulando ao longo dos anos. Para isso, defina as categorias de despesas, separe os documentos em pastas, caixas organizadoras ou arquivos suspensos, e utilize marcadores para identificá-los.
Também é interessante dedicar um espaço exclusivo para as contas a pagar, afinal, evitando atrasos você evita juros e, consequentemente, economiza. Coloque os documentos em ordem, de acordo com os vencimentos, e confira diariamente as obrigações.
Algumas empresas contratam bibliotecários para a realização deste erviço. Contudo, se você não puder arcar com os custos da contratação de um profissional, crie um método próprio e faça sozinho ou com a ajuda de seus funcionários. Para ter ideias, pesquise as formas de organização utilizadas porivrarias eibliotecas, por exemplo.
Esta medida, por mais simples que pareça, é essencial para a boa gestão empresarial e para a redução dos riscos relacionados ao pagamento de multas tributárias ou indenizações em razão dos contratos de trabalho.
Existem softwares que possibilitam uma organização informatizada dos arquivos, o que melhora a rotina do serviço, facilita o acesso às informações, gera economia de tempo e, o melhor, reduz a possibilidade de erros.
Outro benefício destas ferramentas é a transparência. Elas registram todas as ações que foram realizadas e rastreiam qual funcionário fez cada uma das alterações nos documentos e nos dados. Além de facilitar o controle, esses softwares permitem uma análise da produtividade e do engajamento de cada um.
As vantagens de armazenar documentos na nuvem são várias. A primeira delas é que os dados podem ser acessados de qualquer lugar. Com isso, seus funcionários conseguem trabalhar de casa ou até mesmo atender os clientes em ambientes externos à empresa, o que agiliza o trabalho e traz inúmeras facilidades para o dia a dia.
Outro aspecto interessante é que as atualizações feitas nos dados são compartilhadas na rede em tempo real, facilitando a comunicação entre os membros da equipe e permite mais eficiência e produtividade.
Se não bastasse tudo isso, o procedimento é extremamente seguro e reduz a quase zero os riscos de perda de documentos em caso de falhas no sistema do computador — ou de tentativas de invasões por pessoas mal-intencionadas.
No mercado, existem diversas ferramentas de armazenamento na nuvem. Algumas são gratuitas, como o Dropbox, enquanto outras são pagas. Estas, em contrapartida, oferecem mais benefícios. Pesquise e descubra qual delas é mais adequada para a sua empresa.
É comum que proprietários de empresas – principalmente aqueles que pela primeira vez estão gerindo o próprio negócio – centralizem em si várias tarefas e responsabilidades. Alguns fazem isso por insegurança, outros porque realmente acreditam que darão conta de tudo.
Acontece que esse hábito não é vantajoso — pelo contrário. É preciso compreender que ninguém é capaz de cuidar de tudo e que acumular diversas responsabilidades, além de não fazer bem para a saúde, pode prejudicar os negócios.
Afinal, provavelmente você incorrerá em mais erros e terá maiores chances de ter problemas. Então, repense sua postura, divida os serviços entre seus colaboradores e aproveite suas energias nas ações estratégicas da empresa.
É importante que os funcionários da empresa estejam capacitados e preparados para lidar tanto com os sistemas informatizados, como com as constantes inovações dos processos contábeis e das legislações tributárias e trabalhistas. Para isso, permita que eles participem de cursos e seminários, incentive o estudo contínuo e organize grupos de discussão.
Lembre-se: funcionários motivados e capacitados são essenciais para o sucesso de qualquer empreendimento. Afinal, são eles que lidam com os clientes e que solucionam grande parte dos problemas do dia a dia.
Por mais que você inove, modernize e reveja a rotina da sua empresa, a verdade é que as mudanças no mercado e na legislação são constantes. Isso sem contar as diversas possibilidades de informatização que aparecem a cada dia.
É preciso ler, trocar opiniões, pesquisar novas ferramentas, ficar atento ao mercado e, principalmente, à opinião dos seus clientes para melhorar sempre. Por fim, nossa dica mais importante é esta nunca pare de pesquisar novas ferramentas e formas de otimizar os processos contábeis da sua empresa. A excelência deve ser uma meta diária!
Gostou das sugestões? Já tentou implementar alguma delas? Deixe um comentário contando sua experiência no assunto!
