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O eSocial é um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país. O documento irá substituir gradativamente a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP e outras obrigações que geram um trabalho hercúleo ao Departamento Pessoal, de RH e de Segurança no Trabalho de qualquer escritório ou empresa.
O eSocial foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal. Ele também visa revolucionar a maneira que as empresas repassam as informações relacionadas ao vínculo trabalhista e à vida laboral de seus colaboradores, terceirizados e demais sujeitos em condições análogas.
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A rotina de entregas dessa obrigação acessória será iniciada com o Evento Inicial “o Arquivão”. Ele irá conter todos os cadastros e as tabelas (horários, cargos e salários) de todos os funcionários ativos de cada empresa, preenchendo o banco montado pela Receita Federal do Brasil.
Após esse primeiro envio, a rotina mensal será acrescida dos eventos tempestivos. Ou seja, aqueles que ocorrem com o andamento rotineiro da vida laboral dos colaboradores e afins de cada empresa. É aí que mora o maior desafio: Ter a informação qualificada e entregá-la a tempo para a Receita Federal.
O sistema de validação que recepcionará os arquivos do eSocial irá verificar o layout e algumas informações básicas, como: a correlação entre os dados de NIS, CPF, nome dos pais e demais relacionados ao reconhecimento da pessoa.
Muitos empregados possuem diversos cadastros na Seguridade Social que impactam no pagamento das obrigações trabalhistas. Eles também têm informações disformes em diferentes documentos, como um sobrenome da mãe a mais em uma única certidão.
Essas inconsistências poderão barrar a entrega do arquivo inicial e dos arquivos tempestivos, impossibilitando assim o envio das demais informações. Outra consequência é a imputação na regra geral de punibilidade dos erros no SPED.
Utilizar o sistema desenvolvido pela Receita Federal para a conferência e revitalização do seu cadastro de funcionários de acordo com a base de dados já existentes. Depois, preencher as demais informações que são solicitadas pela nova obrigação. Como exemplo, as informações de estagiários.
Muitas empresas não possuem um Plano de Cargos e Salários e nem uma Tabela de Horários. Ambos são itens essenciais ao gerenciamento dos colaboradores e da vida em uma empresa. Essa falta de gestão poderá ser rapidamente apontada e identificada através de arquivos contendo horários incompatíveis com a legislação ou por um Plano de Cargos e Salários com remunerações desconexas. Além de servir como prova para possíveis ações trabalhistas, esse tipo de erro será imputado na regra geral do SPED.
Envolver os líderes da empresa e dos departamentos na criação de um Plano de Cargos e Salários consolidado e revisar a Tabela de Horários existente nas empresas.
A maior parte das informações que transitarão no eSocial não pertencem aos escritórios de contabilidade e são produzidas diretamente por seus clientes no cotidiano. Admissões, demissões, férias, atrasos, faltas, justificativas, afastamentos, etc.
O eSocial não reformula e nem endurece as regras oriundas da CLT; apenas as faz cumprir. Dessa maneira, a cultura operacional das empresas para com a rotina trabalhista ainda é incapaz de atender aos prazos da legislação promulgada em 1943.
Processar admissões retroativas, falta de dados e documentação relacionadas à Segurança do Trabalho e outros problemas são comuns na maioria das empresas de contabilidade do Brasil. Com prazos apertados e com esses problemas já citados, será impossível operar o eSocial.
Envolver os demais departamentos da empresa na reestruturação do processo de entrega das informações e produção dos relatórios necessários. É importante também criar uma rotina sólida de recebimento e um canal de atendimentos direto com seu cliente.
A implantação do eSocial foi adiada inúmeras vezes pela natureza faraônica do projeto. Grande parte desses adiamentos se dão pela inércia dos órgãos governamentais e pela súplica constante das entidades de classe em dizer que o profissional de contabilidade e seus clientes não estão preparados para o Big Data Social que será implantado.
No entanto, esse tempo ganho é de suma importância para a sobrevivência da empresa e do escritório. É fundamental sentar-se com seu cliente e o fazer entender os desafios que estão por vir. Institua o processo hoje, prepare sua carteira, qualifique sua equipe e crie os canais necessários antes da largada ser dada.
